Medicamentos de Uso Contínuo

Muitos clientes têm a necessidade de adquirir para si ou familiares a mesma medicação por longos períodos de suas vidas. O ciclo para refazer a medicação se dá em média a cada 60 dias e geralmente parte de uma nova solicitação do cliente. Não são raras as situações em que o mesmo fica alguns dias sem a medicação, ora porque pediu em cima da hora e a farmácia requer, habitualmente, 2 a 3 dias para aviar a nova medicação ou ora porque pediu quando o remédio já havia esgotado.

Atualmente são poucas as farmácias que têm uma equipe constituída ou ao menos uma rotina implementada no setor de atendimento para realizar a atenção farmacêutica ativa de pacientes de uso contínuo, ou seja, relembrar o paciente que sua medicação está próxima do fim e uma nova solicitação deve ser feita para garantir que o medicamento chegue a tempo.

O cliente que deixou de ser abordado pró-ativamente pela farmácia para repor sua medicação, além de sujeito a interrupção no seu tratamento, está propenso a aproveitar a ocasião para realizar uma nova cotação entre as farmácias de sua confiança, podendo trocar de fornecedor, seja por preço ou por agilidade no atendimento.

Nós da Pedido Pago® vemos a gestão de pacientes de uso contínuo como uma grande oportunidade para as farmácias de manipulação, entre os principais motivos temos:

[1] Manutenção da saúde dos pacientes, evitando complicações relacionadas a interrupção indevida do tratamento;

[2] Fidelização e satisfação do cliente ao receber uma atenção da equipe de atendimento muitas vezes inesperada e providencial;

[3] Aumento do faturamento da farmácia ao preservar sua base de clientes ativos, podendo inclusive ofertar novos produtos de venda livre a cada interação telefônica.

[4] Estreitamento do relacionamento com prescritores ao oferecer comodidades como a busca em consultório de prescrições atualizadas.

Captura da tela do pedido na visão do atendente, contendo o detalhamento da formulação e o parâmetro de uso contínuo.

Dito isso, como máquina de vendas para sua farmácia de manipulação, abraçamos o desafio de melhorar os relatórios e processos empregados na gestão de medicamentos de uso contínuo. São eles:

[A] Antes de concluir a etapa de inclusão da fórmula, o colaborador deverá selecionar a "duração estimada das formulações" do pedido, no caso da figura à direita, a opção de 120 dias foi selecionada..

[B] Caso identifique que as formulações são passíveis de uso continuado, deverá selecionar a opção "este pedido contém formulações de uso contínuo".

Visão do Atendente

Captura da tela de gestão de pedidos de uso contínuo na visão do atendente, contendo filtros inteligentes que auxiliam na atividade.

Avançando para a explicação da tela de gestão de pedidos de uso contínuo:

[1] A aba de USO CONTÍNUO pode ser encontrada na seção "Meus Pedidos" que relaciona os pedidos em aberto atribuídos a um dado vendedor ou na sessão "Em negociação" que contém os pedidos em aberto de toda a farmácia.

[2] [3] Filtro para seleção do prazo em que a medicação acabará ou tempo transcorrido em que a medicação acabou.

[4] [8] Filtro e coluna para as etapas do processo de recompra, contendo as opções "disponível (para recompra)", "aguardando (o processo de duplicação do pedido anterior para criação do novo orçamento atualizado)" e "pedido vinculado (que faz o link entre pedido antigo e novo)".

[5] [6] [7] Colunas contendo a Data de Aprovação do pedido inicial, Data do Término da Medicação e quantidade de Dias para Término da medicação a fim de orientar o atendente no contato telefônico.

MECÂNICA SUGERIDA PARA O ATENDENTE

[A] Assuma os atendimentos de todos seus pedidos, marque a duração da formulação e selecione se o pedido é de uso contínuo.

[B] Reserve alguns minutos todos os dias para trabalhar na tela de Uso Contínuo. Estes são clientes para os quais vendeu no passado, portanto conhecem sua marca e qualidade. Caso tenham interesse em manter o tratamento, a venda deverá ser rápida pois pula-se a etapa de convencer o cliente das vantagens de se fazer em sua farmácia.

[C] Filtre as formulações que acabarão em 7 dias ou 14 dias, a depender de seu prazo médio de venda, manipulação e entrega - o importante é que o cliente nunca fique sem medicação. Ligue para os clientes e identifique se têm interesse em repetir a medicação.

[D] Em caso afirmativo, clique no botão "adicionar a recompra", depois duplique o orçamento em seu sistema de farmácia, envie o link de autoatendimento para o cliente e, finalmente, vincule o novo número de pedido junto ao pedido original.

Visão do Cliente

Captura da tela de pedidos na visão do cliente no web app da farmácia, contendo a funcionalidade de solicitar novo orçamento para "recompra".

O cliente, na aba de "orçamentos", poderá escolher um pedido aprovado e clicar na opção "RECOMPRA". Ao fazer esta ação, o mesmo será notificado que sua solicitação foi encaminhada à equipe de atendimento da farmácia que deverá analisá-la e, sendo possível a repetição da formulação, prosseguir com a duplicação do orçamento original e envio do link de autoatendimento.

Todas as solicitações de recompra, sejam elas originadas pelo cliente ou pelo atendente, estarão disponíveis para conferência e acompanhamento na interface administrativa (tela de Pedidos > Aguardando... > Recompra).

Caso o cliente solicite a recompra de uma formulação que requer a coleta de uma nova prescrição para prosseguir com a manipulação do medicamento, você ainda poderá enviar o link de autoatendimento pois a Pedido Pago irá, automaticamente, solicitar o endereço de coleta da nova prescrição.

Resumo sobre Medicações de Uso Contínuo

A gestão de pacientes que necessitam de medicamentos de Uso Contínuo não é tarefa fácil a ser incorporada na rotina do setor comercial da farmácia de manipulação, dado ao volume incremental de trabalho que aparentemente representa ou dado a complexidade de se manter listas atualizadas com a data de expiração de cada medicação.

Não obstante, é uma atividade de muito valor para o paciente e para farmácia, melhorando, respectivamente, a qualidade de vida e o faturamento. Para endereçar este importante desafio, a Pedido Pago propõe incorporar na rotina de cada atendente a atenção à seus pacientes de uso contínuo, dedicando não mais que alguns minutos por dia a esta atividade, munidos de relatórios poderosos que filtram os clientes a serem contactados pela proximidade com a expiração do tratamento e processos eficientes que acompanham da solicitação de recompra a confirmação de pagamento e inclusão do novo pedido.

Como sempre, nossa equipe, humildemente, reconhece que a gestão de pacientes que fazem uso de medicação de uso contínuo é um desafio complexo e que as soluções tecnológicas aqui apresentadas podem evoluir a partir do feedback de vocês. Então, não deixem de nos contactar diretamente ou deixando seus comentários e sugestões abaixo.