- Luis Zlochevsky
Medicamentos de Uso Contínuo
Atualizado: 28 de Ago de 2019
Muitos clientes têm a necessidade de adquirir para si ou familiares a mesma medicação por longos períodos de suas vidas. O ciclo para refazer a medicação se dá em média a cada 60 dias e geralmente parte de uma nova solicitação do cliente. Não são raras as situações em que o mesmo fica alguns dias sem a medicação, ora porque pediu em cima da hora e a farmácia requer, habitualmente, 2 a 3 dias para aviar a nova medicação ou ora porque pediu quando o remédio já havia esgotado.
Atualmente são poucas as farmácias que têm uma equipe constituída ou ao menos uma rotina implementada no setor de atendimento para realizar a atenção farmacêutica ativa de pacientes de uso contínuo, ou seja, relembrar o paciente que sua medicação está próxima do fim e uma nova solicitação deve ser feita para garantir que o medicamento chegue a tempo.
O cliente que deixou de ser abordado pró-ativamente pela farmácia para repor sua medicação, além de sujeito a interrupção no seu tratamento, está propenso a aproveitar a ocasião para realizar uma nova cotação entre as farmácias de sua confiança, podendo trocar de fornecedor, seja por preço ou por agilidade no atendimento.
Nós da Pedido Pago® vemos a gestão de pacientes de uso contínuo como uma grande oportunidade para as farmácias de manipulação, entre os principais motivos temos:
[1] Manutenção da saúde dos pacientes, evitando complicações relacionadas a interrupção indevida do tratamento;
[2] Fidelização e satisfação do cliente ao receber uma atenção da equipe de atendimento muitas vezes inesperada e providencial;
[3] Aumento do faturamento da farmácia ao preservar sua base de clientes ativos, podendo inclusive ofertar novos produtos de venda livre a cada interação telefônica.
[4] Estreitamento do relacionamento com prescritores ao oferecer comodidades como a busca em consultório de prescrições atualizadas.

Dito isso, como máquina de vendas para sua farmácia de manipulação, abraçamos o desafio de melhorar os relatórios e processos empregados na gestão de medicamentos de uso contínuo. São eles:
[A] Antes de concluir a etapa de inclusão da fórmula, o colaborador deverá selecionar a "duração estimada das formulações" do pedido, no caso da figura à direita, a opção de 120 dias foi selecionada..
[B] Caso identifique que as formulações são passíveis de uso continuado, deverá selecionar a opção "este pedido contém formulações de uso contínuo".
Visão do Atendente

Avançando para a explicação da tela de gestão de pedidos de uso contínuo:
[1] A aba de USO CONTÍNUO pode ser encontrada na seção "Meus Pedidos" que relaciona os pedidos em aberto atribuídos a um dado vendedor ou na sessão "Em negociação" que contém os pedidos em aberto de toda a farmácia.
[2] [3] Filtro para seleção do prazo em que a medicação acabará ou tempo transcorrido em que a medicação acabou.
[4] [8] Filtro e coluna para as etapas do processo de recompra, contendo as opções "disponível (para recompra)", "aguardando (o processo de duplicação do pedido anterior para criação do novo orçamento atualizado)" e "pedido vinculado (que faz o link entre pedido antigo e novo)".
[5] [6] [7] Colunas contendo a Data de Aprovação do pedido inicial, Data do Término da Medicação e quantidade de Dias para Término da medicação a fim de orientar o atendente no contato telefônico.
MECÂNICA SUGERIDA PARA O ATENDENTE
[A] Assuma os atendimentos de todos seus pedidos, marque a duração da formulação e selecione se o pedido é de uso contínuo.
[B] Reserve alguns minutos todos os dias para trabalhar na tela de Uso Contínuo. Estes são clientes para os quais vendeu no passado, portanto conhecem sua marca e qualidade. Caso tenham interesse em manter o tratamento, a venda deverá ser rápida pois pula-se a etapa de convencer o cliente das vantagens de se fazer em sua farmácia.
[C] Filtre as formulações que acabarão em 7 dias ou 14 dias, a depender de seu prazo médio de venda, manipulação e entrega - o importante é que o cliente nunca fique sem medicação. Ligue para os clientes e identifique se têm interesse em repetir a medicação.
[D] Em caso afirmativo, clique no botão "adicionar a recompra", depois duplique o orçamento em seu sistema de farmácia, envie o link de autoatendimento para o cliente e, finalmente, vincule o novo número de pedido junto ao pedido original.
Visão do Cliente

O cliente, na aba de "orçamentos", poderá escolher um pedido aprovado e clicar na opção "RECOMPRA". Ao fazer esta ação, o mesmo será notificado que sua solicitação foi encaminhada à equipe de atendimento da farmácia que deverá analisá-la e, sendo possível a repetição da formulação, prosseguir com a duplicação do orçamento original e envio do link de autoatendimento.
Todas as solicitações de recompra, sejam elas originadas pelo cliente ou pelo atendente, estarão disponíveis para conferência e acompanhamento na interface administrativa (tela de Pedidos > Aguardando... > Recompra).
Caso o cliente solicite a recompra de uma formulação que requer a coleta de uma nova prescrição para prosseguir com a manipulação do medicamento, você ainda poderá enviar o link de autoatendimento pois a Pedido Pago irá, automaticamente, solicitar o endereço de coleta da nova prescrição.
Resumo sobre Medicações de Uso Contínuo
A gestão de pacientes que necessitam de medicamentos de Uso Contínuo não é tarefa fácil a ser incorporada na rotina do setor comercial da farmácia de manipulação, dado ao volume incremental de trabalho que aparentemente representa ou dado a complexidade de se manter listas atualizadas com a data de expiração de cada medicação.
Não obstante, é uma atividade de muito valor para o paciente e para farmácia, melhorando, respectivamente, a qualidade de vida e o faturamento. Para endereçar este importante desafio, a Pedido Pago propõe incorporar na rotina de cada atendente a atenção à seus pacientes de uso contínuo, dedicando não mais que alguns minutos por dia a esta atividade, munidos de relatórios poderosos que filtram os clientes a serem contactados pela proximidade com a expiração do tratamento e processos eficientes que acompanham da solicitação de recompra a confirmação de pagamento e inclusão do novo pedido.
Como sempre, nossa equipe, humildemente, reconhece que a gestão de pacientes que fazem uso de medicação de uso contínuo é um desafio complexo e que as soluções tecnológicas aqui apresentadas podem evoluir a partir do feedback de vocês. Então, não deixem de nos contactar diretamente ou deixando seus comentários e sugestões abaixo.